نشر توسط:admin Views 26 تاریخ : 7 اسفند 1394 نظرات ()
سازمانها همواره در مسیر توسعه در حرکت است و در این توسعه نظارت دقیق بر اجرای صحیح عملیات ، کاهش هزینه های اجرا و تولید، افزایش کیفیت خدمات و محصولات، افزایش رضایتمندی مشتریان، در دسترس بودن اطلاعات و آمارها و ... از اهمیت خاصی برخوردار می باشد. برای توسعه سازمان تغییر لازم است و اتخاذ هر گونه تصمیمی برای تغییر در سازمان، می بایست با درایت و آگاهی صورت پذیرد. در علم مدیریت هر تغییری به معنی بهبود شناخته نمی شود؛ و هر توسعه ای لزوما به موفقیت نمی انجامد. بنابراین جهت توسعه پایدار که به موفقیت سازمان منجر شود، وجود زیرساخت های قابل اتکا ضروریست، زیرا در چرخه توسعه سازمان در صورتیکه بستر های توسعه فراهم نباشد، سازمان را دچار بحران و از هم گسیختگی خواهد کرد. به این منظور سیستم های مدیریت مدرن از مفهوم مدیریت بر اساس اهداف سود می برند. در این مدل ها تصمیم گیری و بهبود تنها زمانی مفهوم دارند که یک اندازه گیری کلی روی نتایج حاصل از اجرای فرآیند ها باشند. امروزه بی شک کلیه سازمان ها نیازمند استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت سازمان می باشند. حال این پرسش مطرح استکه: آیا زیر ساخت نرم افزارهای سازمان قابلیت تطبیق و به روز شدن در چرخه توسعه را دارا می باشند؟ آیا این نرم افزارها می توانند به نیازمندی های جدید سازمان پاسخگو باشند؟ آیا این نرم افزارها می توانند در مدت کوتاهی تغییر یافته و نیازهای واحد عملیاتی را برطرف نمایند؟ آیا این نرم افزارها می توانند شاخص های عملکردی سازمان را ترسیم و به شناسایی تنگناها کمک نمایند؟ آیا وجود این نرم افزارها می تواند به افزایش بهره وری و ایجاد فضای توسعه پایدار منجر شود؟ از این رو، در این مقال به توصیف جایگاه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS ( سیستم ساز ) در سازمان و نقش زیربنایی آن در توسعه پایدار سازمان می پردازد. در ابتدابه توصیف رویکرد و سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان زیر ساختی برای توسعه، پرداخته خواهد شد. سپس کارکرد های BPMS برای سازمان تبیین و در انتها تاثیر آن در فرآیند توسعه مورد بررسی قرار خواهد گرفت. نگاهی به مدیریت فرآیند کسب و کار BPM: به طور خلاصه مدیریت فرآیند کسب کار رویکردی برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش و کنترل فرآیندهای سازمان می باشد. مدیریت فرآیند کسب کار حاکمیتی را در سازمان، برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم می آورد و به سازمان اجازه می دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم راستا نماید. با بکارگیری یک سیستم مدیریت فرآیند کسب کار سازمان قابلیت پیدا می کند در هر زمان ، هر تغییری را ایجاد نماید و این زمینه ساز پیشرفت مستمر می باشد. هدف BPM را میتوان طراحی، اجرا و بهبود فعالیت های بین واحد های سازمانی دانست که در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می خورند. همچنین به لحاظ راهبردی BPM را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار، از طریق بهینه سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی، اجرا و اندازه گیری دانست. سیستم ها و ابزارآلات مورد نیاز جهت اجرای مدیریت فرآیند BPM برای اجرای BPM به ابزار نیاز است. در واقع مدیریت فرایند کسب و کار را می توان تلفیق فناوری های مدرن و نرم افزار های پیشرفته بعلاوه تئوری های مدیریتی دانست. این نرم افزارها عموما از قدرت و توانایی کافی برای مدیریت فرآیند برخوردار بوده و مولد فرآیند های سازمان محسوب می شوند. به تعبیری ساده تر هر فرآیند سازمان را می توان یک برنامه کاربردی دانست با این تفاوت که این برنامه کاربردی یک نرم افزار فرآیند محور بوده و مشخص می نماید که در چه زمانی، چه فردی، چه کاری را به انجام برساند. از این رو است که می توان نرم افزارهای مدیریت فرآیند های کسب و کار را به عنوان زیر ساخت نرم افزار (سیستم ساز) سازمان در نظر گرفت زیرا هم خود مولد برنامه های کاربردی هستند و هم اینکه توانایی آنها در ساخت فرآیند ها با چرخه توسعه سازمان، ارتباط مستقیم دارد. در حال حاضر در سطح جهان نرم افزارهای قدرتمندی برای مدیریت فرآیند های کسب و کار وجود دارد. این نرم افزارها توانایی دارند در مدت زمان کوتاهی فرآیند های سازمان را به اجرا در آورند. برای اجرای فرآیند های سازمان قطعا لازم است فرم های اطلاعاتی، افراد مسئول برای اجرای هر فعالیت، قواعد و قوانین و... تعریف شوند، که عموما در این نرم افزارها ابزارهایی برای هر بخش دیده شده است که برای تعریف آنها نیازی به برنامه نویسی سطح پایین نیست و عموما کاربران می توانند به جای برنامه نویسان در چارچوبی مشخص آنها را تعریف نمایند. تاثیـر BPMS بر نحوه مدیریت سازمان : در صورتیکه سیستم مدیریت فرآیند در سازمان اجرا شود، می توان اعلام نمود که سازمان یک سازمان فرآیند محور می باشد. به عبارت دقیق تر، BPM تعامل های جاری بین افراد، سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار را هماهنگ می سازد. در واقع با پیاده سازی BPM، شرکت ها قادرند فرآیندهای کسب و کار سازمان خود را هماهنگ کرده و ارتقاء بخشند. به سخن دیگر این مشتریان سازمان هستند که از BPM بهره مند می شوند چرا که با مدیریت فرآیند کسب و کار مشتری می تواند اطلاعات و محصولات را هر چه سریع تر دریافت کند و این امر رضایت مشتری را به دنبال دارد و رضایت مشتری نیز مترادف با سود بیشتر سازمان می باشد. بر این اساس می توان نتایجی را به عنوان کارکرد های سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار (سیستم ساز)در نظر گرفت، که عبارتند از: کاهش هزینه های اجرایی و افزایش بهره وری امکان شناسایی و اصلاح / بهبود فرآیندها تسهیل تغییرات و هماهنگی با شرایط جدید یکپارچگی داده و اطلاعات، در فرآیندها بدون نیاز به تغییر یا ایجاد اصلاحات عمده در سیستم های جاری سازمان بهبود تعاملات بین واحدهای سازمانی دریافت نتایج سریع در مقابل ساخت نرم افزارهای سفارشی یا پیاده سازی ERP شناسایی گلوگاه ها و ارزیابی عملکرد واحد های سازمانی بهبود و رشد مستمر ایجاد مبنای تعریف سیاست گذاری ها یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات تهیه ی گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی افزایش رضایت مشتری اولویت دهی مؤثر
عباس خداپرست
http://developfan.ir